Durante los próximos meses miles de autónomos, profesionales y empresas tendrán que adaptar sus sistemas de facturación a los nuevos requisitos exigidos por la Agencia Tributaria. La implantación de Verifactu supone uno de los cambios más importantes en materia de facturación de los últimos años y forma parte de las medidas aprobadas para combatir el fraude fiscal y favorecer la digitalización de las empresas.

Sin embargo, todavía existe una gran confusión: muchos empresarios no saben si están obligados, qué programas pueden utilizar, cuáles son los plazos de adaptación o qué sanciones pueden imponerse en caso de incumplimiento. En este artículo analizamos de forma práctica todo lo que debe saber sobre Verifactu y cómo puede afectar a su actividad profesional.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que permite remitir de forma automática e inmediata los registros de facturación generados por los programas utilizados por empresarios y profesionales. Su finalidad es garantizar que las facturas emitidas no puedan ser alteradas, eliminadas o manipuladas posteriormente, evitando así el uso de programas de doble contabilidad o de ocultación de ingresos.

La regulación tiene su origen en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, desarrollada posteriormente por el Real Decreto 1007/2023 y por la Orden HAC/1177/2024.

¿Cuál es el objetivo de la nueva normativa?

La Agencia Tributaria persigue varios objetivos:

• Impulsar la digitalización de autónomos y pymes.
• Evitar el uso de software que permita ocultar ventas.
• Garantizar la integridad e inalterabilidad de las facturas.
• Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
• Permitir que los consumidores puedan comprobar la autenticidad de una factura mediante un código QR.

¿Quién está obligado a cumplir Verifactu?

Con carácter general, la normativa afecta a:

• Autónomos.
• Profesionales.
• Sociedades mercantiles.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
• Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de No Residentes con establecimiento permanente.

La norma tiene vocación prácticamente universal y afecta tanto a facturas completas como a facturas simplificadas, incluyendo operaciones entre empresas, con consumidores y con Administraciones Públicas.

¿Quiénes quedan excluidos?

Entre los principales supuestos excluidos destacan:

• Empresas acogidas al Sistema de Información Inmediata (SII).
• Entidades totalmente exentas del Impuesto sobre Sociedades previstas en el artículo 9.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
• Empresarios que no tengan obligación de expedir factura conforme a la normativa de facturación.

¿Afecta a toda España?

Sí. La normativa resulta aplicable en todo el territorio español de régimen común, incluyendo Canarias, Ceuta y Melilla. No obstante, no se aplica en los territorios forales del País Vasco ni en Navarra, donde existen sistemas propios de control de facturación, como TicketBAI.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

• 1 de enero de 2027: para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (empresas y sociedades).
• 1 de julio de 2027: para el resto de obligados (autónomos, profesionales, etc.)

¿Qué requisitos deben cumplir los programas de facturación?

Los programas de facturación deberán garantizar:

• Integridad de la información.
• Conservación de los registros.
• Accesibilidad de los datos.
• Legibilidad.
• Trazabilidad.
• Inalterabilidad de las facturas emitidas.

Además, cada factura generará un registro informático que contendrá información específica sobre la operación realizada, el emisor, la numeración, la fecha y otros datos técnicos establecidos reglamentariamente.

¿Qué es el sistema de huella o hash?

Uno de los aspectos más novedosos de Verifactu es la utilización de una huella electrónica o “hash”. Cada registro de facturación queda encadenado con el anterior, creando una secuencia que permite detectar cualquier modificación posterior. De esta forma, si alguien intenta alterar o eliminar una factura, la cadena de registros evidenciará la manipulación realizada.

Diferencia entre Verifactu y No Verifactu.

La normativa permite dos modalidades de funcionamiento.

Sistema Verifactu:

La información de las facturas se remite automáticamente a la Agencia Tributaria. Entre sus ventajas destacan:

• Menores requisitos técnicos.
• No exige determinados mecanismos adicionales de seguridad.
• Acceso a futuros servicios de asistencia fiscal.
• Mayor transparencia frente a clientes y Administración.
• Conservación de la información en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Sistema No Verifactu:

La información no se remite automáticamente. Sin embargo, exige mayores medidas de control y conservación, incluyendo mecanismos adicionales de seguridad y trazabilidad. Por este motivo, para la mayoría de pequeños negocios y autónomos la modalidad Verifactu suele resultar la opción más sencilla.

¿Qué función tiene el código QR?

Las facturas emitidas deberán incorporar un código QR o, en determinados supuestos de facturación electrónica, una URL equivalente. Este código permitirá que el destinatario pueda comprobar si la factura figura en los sistemas de la Agencia Tributaria. La medida busca aumentar la transparencia y dificultar la economía sumergida.

¿Puedo seguir utilizando Excel para facturar?

Depende. Si Excel se utiliza únicamente para elaborar, imprimir y conservar facturas, la normativa no obliga necesariamente a adaptarlo. Sin embargo, si la hoja de cálculo genera automáticamente libros registro de IVA, libros de IRPF, contabilidad u otros resultados utilizados para cumplir obligaciones tributarias, sí podría considerarse un sistema informático de facturación sometido a la normativa.

¿La Agencia Tributaria ofrecerá una aplicación gratuita?

Sí. La Agencia Tributaria ha anunciado una aplicación gratuita para facilitar el cumplimiento de estas obligaciones a autónomos y pequeños empresarios que no dispongan de software propio.

¿Qué sanciones pueden imponerse?

La normativa sobre Verifactu forma parte de las medidas antifraude introducidas por la Ley 11/2021. Las sanciones pueden ser especialmente relevantes tanto para fabricantes de software como para empresarios que utilicen programas que no cumplan los requisitos legales exigidos. Por ello resulta fundamental revisar con antelación si el sistema de facturación utilizado por la empresa se encuentra correctamente adaptado.

La mayoría de las empresas siguen confundiendo Verifactu con la factura electrónica.

Durante los últimos meses muchos empresarios han oído hablar de Verifactu, de la factura electrónica y de los nuevos requisitos impuestos por Hacienda. Sin embargo, existe una realidad preocupante: gran parte de autónomos y empresas creen que ambas obligaciones son lo mismo. No lo son. Y esta confusión puede provocar que numerosos negocios inviertan en soluciones inadecuadas o continúen utilizando sistemas de facturación que dejarán de cumplir la normativa vigente.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es una obligación distinta.

Consiste en la emisión de facturas en formato estructurado y estandarizado, permitiendo que los datos puedan integrarse automáticamente en los sistemas informáticos de empresas, proveedores y administraciones públicas.

 

Hasta ahora muchas pequeñas empresas emitían facturas mediante:

• Excel.
• Word.
• Programas antiguos.
• Aplicaciones desarrolladas internamente.

Sin embargo, el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación considera Sistema Informático de Facturación (SIF) prácticamente cualquier conjunto de hardware y software utilizado para generar, almacenar o procesar información de facturación. Esto significa que numerosas empresas deberán revisar si sus herramientas actuales cumplen realmente los requisitos exigidos por la normativa.

¿Qué ocurre si mi empresa sigue utilizando un software antiguo?

Aquí aparece uno de los aspectos más preocupantes.

La Ley General Tributaria considera infracción la utilización de sistemas que:

• Permitan ocultar operaciones.
• Permitan alterar registros.
• No garanticen la trazabilidad.
• No cumplan los requisitos técnicos exigidos.
• Carezcan de la certificación obligatoria.

Las sanciones pueden alcanzar cantidades muy elevadas. En determinados supuestos la mera tenencia de programas no certificados puede dar lugar a multas de hasta 50.000 euros por ejercicio. Por este motivo resulta fundamental verificar con antelación si el software utilizado por la empresa cumple efectivamente la normativa.

 

¿Qué debería hacer una empresa ahora?

La experiencia demuestra que las empresas que esperan al último momento suelen afrontar mayores costes y más incidencias. Lo recomendable es:

1. Revisar el software actual:

Solicitar al proveedor información sobre la adaptación al Real Decreto 1007/2023 y la correspondiente declaración responsable.

2. Analizar el proceso de facturación:

Conviene comprobar:

• Cómo se generan las facturas.
• Quién las aprueba.
• Cuándo se confirman.
• Si existen problemas de numeración o cronología.